Otra de las nuevas características que Google Docs ha incorporado, junto con el soporte de formatos, es que los usuarios podrán visualizar este tipo de documentos directamente desde el correo electrónico. Esta opción es parecida a la incorporada hace un mes de audio y video, que permite a los usuarios visualizar un vídeo de YouTube de menos de 1GB directamente desde el correo. Asimismo, el buscador ha anunciado en su blog que se han realizado otras pequeñas mejoras como el nuevo aspecto de la lista de documentos, se han añadido algunos filtros nuevos, así como nuevos paneles de previsualización además de mostrar detalles sobre el archivo seleccionado. La carpeta de archivos, también ha sido renombrada por colecciones.

Otra característica de Google Docs es que han incorporado una nueva lista de inicio para acceder a los archivos más cómodamente. Estos archivos se pueden poner y quitar cuando se quiera. En el caso de que los eliminemos de inicio (clic derecho del ratón y No mostrar en inicio), se podrán buscar igualmente entre todos los archivos. Las colecciones también han sustituído a las carpetas en la barra de navegación. Un archivo puede estar guardado en varias colecciones y se pueden almacenar de forma jerárquica, igual que las carpetas del escritorio y, al igual que con los documentos, éstas también se pueden compartir. La velocidad de las listas es otro de los aspectos que Google se ha esforzado en mejorar. Por último, se podrá utilizar el teclado para seleccionar múltiples documentos, por lo que ya no habrá que ir seleccionando las casillas. Bastará con utilizar las teclas Shift y control o cmd.

De momento, Google ha anunciado que los cambios en Docs se están realizando de forma progresiva, aunque en los próximos días ya debería de estar disponible para todo el mundo. Desde luego, estas nuevas características muestran una gran mejoría en el servicio. En el caso de que éstas no te convenzan, todavía se puede utilizar la interfaz anterior en la dirección: https://docs.google.com/?ui=1

También se ha anunciado que Google Docs incorporará la opción de crear listas de reproducción, ya que se ha detectado un botón que hace referencia a ello. Los usuarios podrán crear colecciones de documentos y organizarlos por carpetas diferentes con el objetivo de tener los archivos mucho más organizados. Por último, también se ha hablado de la posibilidad de abrir ciertos documentos desde aplicaciones de terceros. De momento, Google aún no ha hecho oficiales todas estas características, aunque el hecho de que estén en el código fuente de Google Docs ya indica que la compañía ya está trabajando en ellas.

Otra característica es que para visualizar estos vídeos en Google Docs se utiliza el reproductor de YouTube, por lo que los usuarios deberán tener flash instalado para visualizar correctamente los contenidos. Algunos de los formatos en los que debe estar el vídeo para que sea soportado son: WebM/VP8, MPEG4, 3GP, MOV, AVI, MPEG, FLV (Flash video), y WMV (Windows Media).

Microsoft ya había anunciado la integración del nuevo Office en la nube, aunque Google, en este caso, le está ayudando bastante. Cloud Connect soporta versiones como Office 2003, 2007 y 2010. Este plugin es el resultado de la adquisición, por parte de Google, de DocVerse, en marzo. Su instalación es muy sencilla, una vez que ya esté hecha, esta herramienta aparecerá en la parte superior de Office UI, que ofrecerá el enlace de los documentos en los que estás trabajando en ese momento, además de una notificación para saber cuando está sincronizada con los servidores de Google. Asimismo, la compañía también está trabajando en mantener el formato de partida, aunque de momento el cambio es perceptible.

La ventaja, en comparación con otros sistemas, es que es en tiempo real, por lo que en el caso de que varias personas quieran editar un mismo documento, éstos no se encontrarán con un conflicto de versiones. Asimismo, cuenta con un historial de versiones para que el usuarios pueda elegir cuál le conviene más. El único inconveniente, aunque sólo sea para los usuarios de Apple es que Cloud Connect no está disponible para los sistemas Mac, ya que Microsoft no ha ofrecido la API pública de su versión.

Hasta ahora, no había opción de editar los propios documentos, sino que únicamente se podían visualizar con la aplicación de Google Docs Viewer. De momento, esta herramienta no está disponible para todos los sistemas ni ususarios, sino que la activación se irá realizando de forma progresiva. En Android, por ejemplo, funcionará en todos los que hayan actualizado a la versión 2.2, mientras que en el iOS será a partir de la versión 3.0, incluido el iPad. Además, aunque en un principio será lanzado para los usuarios de lengua inglesa, pronto añadirán soporte para otras lenguas.

Las otras dos actualizaciones de Google Docs tienen que ver con la sincronización de documentos (Sync Devices), y las aplicaciones de terceros (third party applications). La primera de ellas permitirá sincronizar no sólo los archivos que se encuentren en la nube sino que, además, también se podrán sincronizar aquellos que se encuentren en local. La segunda utilidad, en cambio, podría estar referida a soportar otras aplicaciones de edición de documentos dentro de Google Docs, como pueden ser los PDFs, vídeos, etc. De momento, sólo está disponible la opción de subir varias versiones de un mismo archivo, el resto de funcionalidades será cuestión de tiempo.

Otra de las novedades, muy interesante, es que los gráficos de Google Docs se irán actualizando según los datos que incluyamos en las hojas de cálculo. Al modificar éstas, su representación también variará. Esta herramienta puede resultar muy útil para las investigaciones en tiempo real, las estadísticas de empresa, etc. La idea de Google es adecuar los gráficos a las necesidades de los usuarios, por lo que también ofrece la posibilidad de incorporar el color de forma automática o la vista previa de nuestras creaciones. Aquí os dejamos un vídeo en donde podéis ver todas las novedades.

Hace unos meses aparecía implementada en Gmail y, desde entonces, la operación de mandar imágenes a los amigos, o archivos, se ha vuelto mucho más rápida y cómoda. A partir de hoy, se podrán arrastrar las imágenes o documentos del escritorio directamente a la aplicación. De momento, estas nuevas funcionalidades sólo están disponibles en las últimas versiones de Firefox, Safari y Google Chrome.

De momento, se desconoce cuando podría llegar esta nueva funcionalidad al iPhone o iPod Touch, ya que la compañía tampoco ha anunciado ninguna versión para estos dispositivos. Aún así, esto no deja de ser una gran noticia para Google, que ha tenido que trabajar duro para conseguir que su programa de edición de archivos sea compatible con los teléfonos móviles.

El debate comenzó en el Launchpad, el sitio en donde la comunidad de desarrolladores de Ubuntu discute sobre las especificaciones, ideas e implementaciones del software que desarrollan, y el principal argumento para prescindir de OpenOffice.org es que, según algunos miembros del equipo de desarrollo, los netbooks son utilizados únicamente para navegar por Internet, y Google Docs proporcionaría todas las herramientas para cubrir las necesidades de los usuarios de este tipo de ordenadores.

Además, el retirar a OpenOffice.org de la lista de aplicaciones que se instalan junto al sistema, permitiría reducir el número de aplicaciones que se incluyen por defecto en el mismo, muchas veces considerado demasiado alto: ya se ha confirmado que herramientas gráficas, como GIMP, y algunas aplicaciones como Tomboy o PalmOS Pilot dejarán de formar parte del sistema.

Esta medida aún se sigue discutiendo, puesto que una gran parte de la comunidad de desarrolladores la desaprueba, alegando que significaría una pérdida de control sobre los documentos, ya que estarían alojados por Google, además de que crear documentos sin disponer de conexión significaría instalar software adicional.

En concreto las aplicaciones que dejarán de tener soporte en este navegador son Gmail, Google Calendar, Google docs y Google Sites. Sin embargo, el portavoz de Google no sólo se refirió a Internet Explorer, sino que aludió a todos los viejos navegadores, por lo que también dejará de dar soporte a Mozilla Firefox 2.0, Safari 2.0 y Chrome 3.0.

De momento, las novedades de Google Docs y Google Sites dejarán de estar disponibles el 1 de marzo para todos aquellos que no hayan actualizado su versión del navegador. Sin embargo, la compañía aún no ha puesto fecha para Gmail y Google Calendar, ya que su envergadura es mucho mayor, pues unos 146 millones de personas usan este cliente de correo electrónico .

Además de útil, esta herramienta es muy sencilla de usar. Bastará con seleccionar los archivos que nos interesen, hacer clic en el botón de More actions (más opciones) y seleccionar el último ítem, Export (exportar). Entonces, se abrirá una ventana nueva indicándonos qué archivos son los que se comprimirán.

Responsables de Google Doc han confirmado que varios usuarios están teniendo problemas con tareas como la impresión, exportación y subida de algunos ficheros, y dichos problemas han empezado justo después de la implementación de las nuevas funcionalidades del servicio.

Desde Google afirman que están trabajando para solucionar dicho problema, y avisarán a sus usuarios cuando esté resuelto, aunque han rechazado dar más detalles.

• Accede a tu cuenta Gmail y, una vez dentro, pulsa Docs.
• Haz clic en la opción Offline que se encuentra en la parte superior de la página.

Sin embargo, para sincronizar los contenidos sí será necesario que tengas acceso a Internet, Para que este proceso sea realizado con éxito necesitarás tener instalado Google Gears. Una vez descargado, deberás aceptar las condiciones que este servicio se sincronice con los documentos. Sabrás que el proceso ha finalizado cuando aparezca el mensaje Status:synchronized.

Para saber si estás trabajando con conexión o no, bastará con que te fijes en un logotipo situado en la parte superior de la pantalla. Si éste se encuentra de color verde, eso significa que estás conectada a Internet. Por el contrario, si el logotipo es de color gris, esto quiere decir que estás trabajando sin conexión. Para que los cambios realizados, mientras no disponías de Internet, queden guardados será necesario que recuperes la conexión y pulses Upload.